Procesos en el almacenamiento (I)

La Gestión de Almacén se define como: “El Proceso logístico que trata de la recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo. Incluye, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados.”

 

Es decir que, los procesos operativos dentro del mismo en el almacenamiento son los siguientes:

  1. Recepción de pedidos.
  2. Movimiento y ubicación
  3. Procesamiento de pedidos.
  4. Preparación de pedidos (picking).
  5. Transporte y distribución.

Recepción de pedidos

Una vez que el producto llega éste se descarga, se puede escanear o introducir manualmente al sistema para registrar su llegada y para poder conocer que el producto está disponible para surtir al cliente.  En este proceso  el producto es inspeccionado y las excepciones son registradas como daños, producto incorrecto, incompleto, etc. Cuando se recibe el producto es cuando pasa a formar parte del inventario del almacén en el sistema.

Para la recepción de los pedidos se utiliza el muestreo por aceptación que permite la verificación de los condiciones de calidad de los mismos, mediante la revisión de una cantidad pequeña. Esto permitirá disminuir tiempos y evitar la revisión completa de la mercancía a recibir. Otra metodología utilizada son las entregas certificadas que fue mencionada en otro articulo.

 

En la recepción es importante tener en cuenta:

  1. Validar el embarque
  2. Refrendar el estado de la orden de compra
  3. Verificar acuerdos de devolución
  4. Corroborar procedimiento para devoluciones
  5. Informar el recibo

Durante el proceso de recepción pueden ser utilizados  el Papel y lápiz , para el registro de la información, pero pueden traer Errores de legibilidad, el  Teclado que ocasiona errores de transcripción o el Escáner que permite tener un Inventario en tiempo real. Los documentos más comúnmente utilizados pueden ser:

En Papel:

  • Orden de recepción
  • Factura sellada

En formato Electrónico:

  • Aviso de recibido
  • Factura electrónica

Gestión de inventarios para Pymes

Las PYMES (Empresas pequeñas y medianas), deben ser capaces de enfrentar la competencia del mercado globalizado, lo cual hace indispensable establecer políticas, diseñar estrategias y crear mecanismos que les permitan optimizar su manejo de la cadena logística y a su vez, que posibiliten mejorar su productividad y ser más competitivas. Es así como la gestión y administración del inventario es un tema muy importante que afecta la competitividad de las empresas. En la actualidad y por el entorno cambiante se ofrecen mayor cantidad de artículos al mercado y debido a la innovación permanente estos, generan cambios frecuentes en los productos almacenados, y ocasiona que la cantidad de estos aumente. Como por ejemplo, sucede que quedan productos sobrantes en el inventario que no pueden venderse y no se necesitan e incrementan los costos de almacenamiento, obsolescencia, roturas, etc.

Interior del almacén

La mayoría de las empresas PYMES cuentan con problemas en la gestión y administración del inventario, como las diferencias entre el inventario físico y contable; al contar el número de existencias disponibles la realidad es que el número final no concuerda con el que se tiene registrado. En la mayoría de los casos, y para ajustar estos problemas, los inventarios contables se ajustan al inventario físico logrando así que los números sean iguales, pero este efecto de corto plazo sólo dura hasta que se realiza el siguiente conteo físico, en donde la situación vuelve a repetirse. Para disminuir la diferencia entre el inventario físico y el contable o registrado, las empresas deben de asegurarse que lo ingresado al sistema contable, es lo que realmente se recibe en cada una de las entregas realizadas por los proveedores. Así también, se recomienda realizar conteos periódicos y revisar los productos almacenados para determinar la causa que lo está originando. Cuando la causa sea detectada, la intensidad de los conteos periódicos puede ser disminuida hasta que se pueda tener confiabilidad en el inventario.

Almacenamiento de material de hierro y acero

Para evitar el conteo físico, y mantener la competitividad de las empresas en este contexto es necesario encontrar formas, técnicas y herramientas que permiten simplificar la gestión, lograr mayores niveles de eficiencia, reducir los inventarios y aumentar la velocidad de replanificación. En la actualidad las empresas Pymes pueden utilizar alternativas tecnológicas como el código de barras, el RFID y los sistemas WMS, entre otros.

Sistemas de informacion para la administracion de almacenes (II)

Para empezar, la aplicación de un WMS es a veces complejo (Faber, 2002). La implementación requiere la recolección de los recursos del almacén como recoger datos sobre las cantidades físicas, materiales, inventarios, así como es necesario definir las estrategias para el funcionamiento del almacén. Además existe el reto de la aplicación del sistema mientras sigue funcionando el almacén. Otros datos que deben ser recolectados son:

· Las dimensiones y características físicas de cada elemento en el almacén

· La capacidad con base en el tamaño físico y el peso

· Las dimensiones de todos los contenedores de almacenamiento en el almacén.

· Las opciones de almacenamiento para cada ítem. Se requiere, por ejemplo, si el tema puede ser almacenada por separado, en el cuadro, una paleta o si se pueden apilar.

· Limitaciones de almacenamiento como por ejemplo, la refrigeración.

Gerente sonriendo a la cámara mostrando los pulgares para arriba

A pesar de su complejidad, Un WMS hace que las empresas obtengan beneficios significativos. No sólo se reducirán los tiempos de las operaciones de almacenamiento y el uso de los recursos, sino que se mejora la precisión del inventario con mayor capacidad, se organiza el almacenamiento de los artículos y se tiene una mayor flexibilidad de las operaciones de almacén.

Como conclusión se puede decir que los WMS son programas diseñados con antelación que cuentan con funciones y características predeterminadas, por lo que presentan poca flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de empresa. En este caso, la empresa ha de buscar en el mercado aquella solución que más se ajuste a su negocio. Las principales ventajas de utilizar este sistema de información son: precisión en el inventario, maximización del espacio en el almacén, reduce los niveles del inventario, etc. Sin embargo estos sistemas también presentan sus inconvenientes como, por ejemplo, estos programas no son personalizados para la empresa, por lo que se corre el riesgo de tener que adaptar la empresa al programa, causando, un doble esfuerzo y que se traduce en pérdida de tiempo y dinero. Igualmente un puede suceder que el sistema de información para la administración y gestión de inventarios sea difícil de incorporar a sistema integral de gestión que la empresa disponga o desee implantar en un futuro (ERP). Algunas veces será necesario implementar un WMS que sea diseñado a la medida de la organización.

WMS en Pepsi Co, Planta en Funza

Simulación en la Gestión de inventarios

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La simulación es simplemente una técnica que se dedica a construir modelos de una situación real que recrean la realidad. Aplicada a la realidad empresarial, la simulación aparece entonces como una herramienta muy importante, debida a que puede ser utilizada para experimentar con situaciones y tomar decisiones, sobre las cuales no se tiene información. Esto hace posible que se pueda anticipar posibles resultados imprevistos. Antes de gastar millones de pesos en un nuevo centro de distribución haría sentido efectuar algunas pruebas para evaluar el desempeño del proyecto. Esto es posible con el uso de la simulación, esta puede recrear el diseño de la bodega y determinar su distribución, equipos o demás recursos antes de invertir grandes cantidades en la adquisición los mismos.

La simulación de un sistema de inventarios, es una herramienta valiosa para toda organización, debido a que permite explorar los aspectos operativos, como por ejemplo, el cambio en los inventarios diariamente o por horas o minutos en cada uno de los eslabones de la cadena de abastecimiento con gran actividad. Un ejemplo de esto es cuando se analiza la relación el inventario de seguridad, las demoras en los pedidos y los niveles de servicio en diferentes puntos de la cadena de abastecimiento, que se ven afectados por los cambios en los patrones de la demanda y los pedidos no siempre corresponden al mismo tamaño y dependen de un pronostico de ventas. Estas características pueden incorporarse a un modelo de simulación, que incorpore los pronósticos de la demanda para la administración y la definición de la política de inventarios a través de los experimentos realizados con el modelo de simulación y debido a su capacidad para emular los sistemas complejos, el uso de la simulación seria una herramienta eficaz para esta situación.

Sistemas de información para la administración de almacenes (I)

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La función de un sistema de administración de almacenes (WMS) es apoyar los procesos de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la solución óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de inventarios. En la actualidad el rol que juegan los WMS, ha evolucionado, debido a que se puede desde administrar las órdenes de pedido, los recursos, las ubicaciones de los materiales y se puede integrar con el sistema financiero. Sin embargo, el propósito principal de un WMS es controlar los movimientos y almacenamiento de productos y/o materiales y sus transacciones asociadas (Min, 2007).

Según Min (2007) como mínimo un WMS debe:

  • Administrar y controlar las ubicaciones y los recursos del almacén.
  • Operar en tiempo real el control de los inventarios.
  • Automatizar los procesos de recepción, almacenamiento y expedición de mercaderías.

Sus ventajas serían minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos operativos, incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario, un control de operación en tiempo real, e incrementara el nivel del servicio al cliente. Además el WMS impactará positivamente fuera de la organización, en la distribución y el control de las ventas.

Debe señalarse que los sistemas WMS pueden ser independientes o hacer parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y puede incluir una tecnología compleja como la identificación por radiofrecuencia (RFID) y reconocimiento de voz. Sin embargo, el principio básico del sistema de almacenamiento sigue siendo la misma, que es proporcionar información para permitir un control eficaz de los elementos ubicados en el almacén.

Para empezar, la aplicación de un WMS es a veces complejo (Faber, 2002). La implementación requiere la recolección de los recursos del almacén como recoger datos sobre las cantidades físicas, materiales, inventarios, así como es necesario definir las estrategias para el funcionamiento del almacén.

BIBLIOGRAFIA

FEBER, Nynke. (2002) Linking warehouse complexity to warehouse planning and control structure: An exploratory study of the use of warehouse management information systems. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management 32(5), 2002, pp 381 – 395

MIN, H. (2006) The applications of warehouse management systems: an exploratory study. journal International Journal of Logistics Research and Applications 9(2), pp 111 – 126

VMI – Inventario manejado por el proveedor (I)

El Inventario manejado por el proveedor (VMI) es una práctica utilizado en la administración y control de los inventarios en la cadena de abastecimiento. En esta el inventario es controlado, planificado y administrado por el vendedor a nombre de la organización que lo consume, basándose en la demanda esperada y en los niveles de inventario mínimos y máximos que son previamente pactados (Blatherwick, 1998).
El VMI se fundamenta en que los proveedores tienen un mejor entendimiento de la administración y control del inventario debido a que conocen las capacidades de producción los tiempos de entrega. Así mismo, al permitir que los proveedores manejen el inventario se reduce el número de intermediarios en la cadena de abastecimiento, aumenta la visibilidad común de la cadena y reducen los niveles totales del inventario a lo largo de la misma. Otros términos utilizados para el VMI son abastecimiento continúo. Sin embargo, el proveedor adquiere mas responsabilidad con esta iniciativa, debido a que determina los niveles de inventario y la frecuencia de despacho para mantener la disponibilidad permanente sin agotados en los inventarios (Reddy, 2008) y para implementar el VMI, se debe proporcionar al proveedor los datos de las ventas vía electrónicamente o mediante RFID.
Terminal de contenedores
Walmart y P&G han tenido un programa de VMI por más de diez años para gestionar el inventario y la producción de pañales desechables, con gran éxito: los gastos de funcionamiento de Wallmart disminuyeron, y el mercado de P&G creció (porque Walmart dio espacio preferido en las estanterías). Así mismo, Bajo la modalidad de VMI, Walmart no paga por el inventario hasta que este sea vendido; esto reduce los costos para el minorista, y los traslada al proveedor con el fin de reducir los costos del inventario y compartir los ahorros entre ambas partes (Reddy, 2008).
BIBLIOGRAFIA

BLATHERWICK, A. (1998) Vendor-managed inventory: ¿fashion fad or important supply chain strategy? Supply Chain Management: An International Journal 3(1), pp 10-11.

REDDY, M. (2007) Vendor managed inventory model: a case study. Journal of Advances in Management Research 4(1), pp 83 – 88

Gestión de inventarios

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La gestión de inventarios constituye una de las actividades fundamentales en  la cadena de suministro, debido a que este puede llegar a suponer la mayor inversión de la organización. La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo las necesidades y requerimientos de los clientes, las necesidades de producción con el tiempo de los proveedores de aprovisionar los materiales en el plazo acordado. Su importancia radica en  los costes de su mantenimiento y con el impacto directo que genera en los resultados de la organización.

Las organizaciones mantienen inventarios para:

  1. Contrarrestar las fluctuaciones de la demanda
  2. Inestabilidad en el suministro efectuado por los proveedores.
  3. Protección contra los precios
  4. Descuentos por cantidad.
  5. Menores costos de pedidos.
  6. Menores costos de flete.
  7. Disminuir los costos en la elaboración y seguimiento de los pedidos.
  8. Atención oportuna de los pedidos.

Debido a lo anterior es de gran importancia la determinación de niveles de inventario en una organización, ya sea en el abastecimiento de los materiales como en la distribución de producto terminado y esta se asocia  a la manera de cómo se realizan los flujos físicos,  los tipos de contratos y los costos aceptados para cumplir con los niveles de servicio prometidos a los clientes. De alguna manera, la determinación del nivel de inventario es un proceso fuertemente retroalimentado.

La gestión de inventarios es la responsable de realizar las labores antes mencionadas, en donde se realiza un trabajo técnico para  establecer, poner en efecto las cantidades optimas  de materiales y producto terminado requeridos para que la organización cumpla con sus objetivos. Según Robles (2005) las funciones de la gestión de inventarios serían:

  • Coordinar programas (Venta – Producción – Compras).
  • Establecer el nivel de los inventarios de cada material en función del  servicio que se quiera ofrecer y las políticas de la Empresa.
  • Conseguir que los procesos de producción y venta mantengan su ciclo con la mayor flexibilidad posible, dentro de los límites de conveniencia económica y rentabilidad, e independiente de los desajustes en el aprovisionamiento o la producción.
  • Preparar los planes de aprovisionamiento de acuerdo con la planificación de la producción y ventas.
  • Asegurar el lanzamiento sistemático de los pedidos a los proveedores.
  • Realizar el seguimiento sistemático de las entregas de proveedores, contactando si fuera necesario directamente con los mismos.
  • Conocer en temporal, las existencias, entradas, salidas, transferencias, etc.
  • Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

Determinación de los puntos óptimos de pedido.

La cantidad económica del pedido (EOQ) es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse.  Es una de las técnicas más comunes y considera varios costos de inventario (Costos de pedido y de mantenimiento del inventario) y  luego determina  que tamaño de pedido minimiza el costo total del inventario.

 

El modelo considera los siguientes supuestos:

  1. La demanda se conoce con certidumbre y los artículos salen a una tasa constante.
  2. El tiempo de adelanto es cero.
  3. Se utiliza la política de punto de pedido.
  4. El inventario se reabastece cuando llega a cero. No hay inventario de seguridad ni agotados.
  5. El reabastecimiento es instantáneo.
  6. La cantidad a pedir es constante.
  7. Los costos no varían en el tiempo.

BIBLIOGRAFIA

MARTINEZ, Robles.  Control de Inventario con Análisis de la Demanda, para la Empresa “Sport B”. centro de estudios universitarios e investigación científica en Lima. 2005.