Procesos en el almacenamiento (III)

Alistamiento de pedidos (Picking)

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Sucede  cuando se selecciona productos de la bodega para una orden y éste se toma de su localización correspondiente. Cuando el proceso de picking es manual, a cada trabajador se le da una hoja de picking en donde enlista los SKU’s a ser pickeados, en qué cantidades y en dónde se localizan. Es importante mencionar que el orden en el que están los listados de los productos que deben de ser de acuerdo a  un recorrido lógico. En la actualidad, se utilizan WMS que permiten la generación de estos listados, así como también administran el tiempo de los colaboradores realizando las diferentes actividades en el almacenamiento. Para esta actividad se recomienda:

  • Reducir el tiempo empleado en recorridos del personal para obtener productos de picking incrementando la densidad de picking.
  • Asignar zonas de picking que no interfiera con el almacenaje, minimizando cruces de flujo.
  • Acomodo de la zona de picking siga la regla de ABC, específicamente para los productos que se arman (ABC de picking puede ser diferente al ABC de ventas).
  • Separar personal de picking del personal que traslada mercancía a la zona de precarga

Inspección y envío

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En este proceso  las ordenes se revisan para verificar su contenido y son cargadas en el transporte. Una vez que se hizo el picking, los productos se pasan al área de precarga en donde los productos son verificados contra la orden de carga.

Procesos en el almacenamiento (II)

Continuando con los procesos en el almacenamiento, en la entrega anterior, se mencionó como el proceso de recepción de pedidos y los factores a tener en cuenta; en esta entrega se resaltaran los siguientes dos procesos: movimiento y ubicación y procesamiento de pedidos:

Movimiento y ubicación

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Antes de poder almacenar es necesario saber a que localización (Fija o Dinámica) va a ir, esto provoca otra tarea que es la de administración de localizaciones. Cuando el producto es almacenado se registra la localización en donde se almacenó. Esta información será utilizada para que se tenga reabastecimiento y una preparación de pedidos eficiente.

Es importante tener en cuenta:

  • Recorridos más cortos para los productos de alto movimiento del Recibo a la Carga, que optimicen los movimientos de los montacargas, especialmente en los eléctricos.
  • Equipo de almacenamiento óptimo por tipo de producto y por tipo de estantería disponible.
  • Tener el producto orientado correctamente para minimizar movimientos de montacargas, así como  también permita la accesibilidad del mismo.
  • Tener todos los productos obsoletos bien clasificados y almacenados en un lugar separado del stock para surtir.
  • Tener un espacio para devoluciones, producto no conforme, materiales peligrosos etc..

Procesamiento de pedidos

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Una vez que la bodega recibe el pedido del cliente, el almacén debe verificar que se tenga el inventario disponible para satisfacer ese pedido. Posteriormente se generan los listados para  el alistamiento de los pedidos o picking, que son la guía para el movimiento de los equipos y de los operarios en la selección del producto dentro de la bodega que será entregado al cliente. Para finalizar se genera la documentación necesaria para el envío y se programa el picking y el envió de mercancía. Es importante resaltar que estas actividades las hace la parte administrativa de la bodega y generalmente se hace vía sistema.

Procesos en el almacenamiento (I)

La Gestión de Almacén se define como: “El Proceso logístico que trata de la recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo. Incluye, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados.”

 

Es decir que, los procesos operativos dentro del mismo en el almacenamiento son los siguientes:

  1. Recepción de pedidos.
  2. Movimiento y ubicación
  3. Procesamiento de pedidos.
  4. Preparación de pedidos (picking).
  5. Transporte y distribución.

Recepción de pedidos

Una vez que el producto llega éste se descarga, se puede escanear o introducir manualmente al sistema para registrar su llegada y para poder conocer que el producto está disponible para surtir al cliente.  En este proceso  el producto es inspeccionado y las excepciones son registradas como daños, producto incorrecto, incompleto, etc. Cuando se recibe el producto es cuando pasa a formar parte del inventario del almacén en el sistema.

Para la recepción de los pedidos se utiliza el muestreo por aceptación que permite la verificación de los condiciones de calidad de los mismos, mediante la revisión de una cantidad pequeña. Esto permitirá disminuir tiempos y evitar la revisión completa de la mercancía a recibir. Otra metodología utilizada son las entregas certificadas que fue mencionada en otro articulo.

 

En la recepción es importante tener en cuenta:

  1. Validar el embarque
  2. Refrendar el estado de la orden de compra
  3. Verificar acuerdos de devolución
  4. Corroborar procedimiento para devoluciones
  5. Informar el recibo

Durante el proceso de recepción pueden ser utilizados  el Papel y lápiz , para el registro de la información, pero pueden traer Errores de legibilidad, el  Teclado que ocasiona errores de transcripción o el Escáner que permite tener un Inventario en tiempo real. Los documentos más comúnmente utilizados pueden ser:

En Papel:

  • Orden de recepción
  • Factura sellada

En formato Electrónico:

  • Aviso de recibido
  • Factura electrónica

Entregas Certificadas

Carretilla elevadora que maneja la carga de la caja del envase al camión

Son una alianza estratégica a través de la cual proveedor y cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar total confiabilidad en:

  • Calidad del producto
  • Manejo físico.
  • Información que se suministra.
  • Exactitud en los documentos de entrega.

Su objetivo principal es eliminar la repetición de verificaciones basándose en la garantía ofrecida por la empresa sobre la seguridad de su proceso y con el compromiso con el cliente en tener las condiciones adecuadas para el correcto flujo de producto e información.  Este esquema de certificación se fundamenta en el concepto de que el proveedor garantiza que el contenido del envío no tiene errores, por lo tanto no es necesario inspeccionar su contenido durante todas las recepciones de mercadería. Entre sus beneficios se pueden mencionar:

  • Desarrollo del personal de Logística.
  • Conocimiento personal de la contraparte.
  • Fomenta relaciones de intercambio cooperativo.
  • Genera confianza y consolida la relación como socios comerciales
  • Desarrollo y fortalecimiento de la relación Logística.
  • Aumenta la satisfacción del cliente.
  • Certificación del transportador

Adicionalmente este proceso permite ofrecer confiabilidad en los procesos ágiles y dinámicos dentro de la cadena de abastecimiento para cada actor y así poder ofrecer un mejor producto al cliente.  Es importante que definir las responsabilidades y herramientas a utilizar para garantizar el mejor desempeño de esta actividad.

Video sobre entregas certificadas

Fuente: LOGYCA. Manual de entregas certificadas.  35 p.

Gestión de inventarios para Pymes

Las PYMES (Empresas pequeñas y medianas), deben ser capaces de enfrentar la competencia del mercado globalizado, lo cual hace indispensable establecer políticas, diseñar estrategias y crear mecanismos que les permitan optimizar su manejo de la cadena logística y a su vez, que posibiliten mejorar su productividad y ser más competitivas. Es así como la gestión y administración del inventario es un tema muy importante que afecta la competitividad de las empresas. En la actualidad y por el entorno cambiante se ofrecen mayor cantidad de artículos al mercado y debido a la innovación permanente estos, generan cambios frecuentes en los productos almacenados, y ocasiona que la cantidad de estos aumente. Como por ejemplo, sucede que quedan productos sobrantes en el inventario que no pueden venderse y no se necesitan e incrementan los costos de almacenamiento, obsolescencia, roturas, etc.

Interior del almacén

La mayoría de las empresas PYMES cuentan con problemas en la gestión y administración del inventario, como las diferencias entre el inventario físico y contable; al contar el número de existencias disponibles la realidad es que el número final no concuerda con el que se tiene registrado. En la mayoría de los casos, y para ajustar estos problemas, los inventarios contables se ajustan al inventario físico logrando así que los números sean iguales, pero este efecto de corto plazo sólo dura hasta que se realiza el siguiente conteo físico, en donde la situación vuelve a repetirse. Para disminuir la diferencia entre el inventario físico y el contable o registrado, las empresas deben de asegurarse que lo ingresado al sistema contable, es lo que realmente se recibe en cada una de las entregas realizadas por los proveedores. Así también, se recomienda realizar conteos periódicos y revisar los productos almacenados para determinar la causa que lo está originando. Cuando la causa sea detectada, la intensidad de los conteos periódicos puede ser disminuida hasta que se pueda tener confiabilidad en el inventario.

Almacenamiento de material de hierro y acero

Para evitar el conteo físico, y mantener la competitividad de las empresas en este contexto es necesario encontrar formas, técnicas y herramientas que permiten simplificar la gestión, lograr mayores niveles de eficiencia, reducir los inventarios y aumentar la velocidad de replanificación. En la actualidad las empresas Pymes pueden utilizar alternativas tecnológicas como el código de barras, el RFID y los sistemas WMS, entre otros.

Gestión de inventarios

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La gestión de inventarios constituye una de las actividades fundamentales en  la cadena de suministro, debido a que este puede llegar a suponer la mayor inversión de la organización. La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo las necesidades y requerimientos de los clientes, las necesidades de producción con el tiempo de los proveedores de aprovisionar los materiales en el plazo acordado. Su importancia radica en  los costes de su mantenimiento y con el impacto directo que genera en los resultados de la organización.

Las organizaciones mantienen inventarios para:

  1. Contrarrestar las fluctuaciones de la demanda
  2. Inestabilidad en el suministro efectuado por los proveedores.
  3. Protección contra los precios
  4. Descuentos por cantidad.
  5. Menores costos de pedidos.
  6. Menores costos de flete.
  7. Disminuir los costos en la elaboración y seguimiento de los pedidos.
  8. Atención oportuna de los pedidos.

Debido a lo anterior es de gran importancia la determinación de niveles de inventario en una organización, ya sea en el abastecimiento de los materiales como en la distribución de producto terminado y esta se asocia  a la manera de cómo se realizan los flujos físicos,  los tipos de contratos y los costos aceptados para cumplir con los niveles de servicio prometidos a los clientes. De alguna manera, la determinación del nivel de inventario es un proceso fuertemente retroalimentado.

La gestión de inventarios es la responsable de realizar las labores antes mencionadas, en donde se realiza un trabajo técnico para  establecer, poner en efecto las cantidades optimas  de materiales y producto terminado requeridos para que la organización cumpla con sus objetivos. Según Robles (2005) las funciones de la gestión de inventarios serían:

  • Coordinar programas (Venta – Producción – Compras).
  • Establecer el nivel de los inventarios de cada material en función del  servicio que se quiera ofrecer y las políticas de la Empresa.
  • Conseguir que los procesos de producción y venta mantengan su ciclo con la mayor flexibilidad posible, dentro de los límites de conveniencia económica y rentabilidad, e independiente de los desajustes en el aprovisionamiento o la producción.
  • Preparar los planes de aprovisionamiento de acuerdo con la planificación de la producción y ventas.
  • Asegurar el lanzamiento sistemático de los pedidos a los proveedores.
  • Realizar el seguimiento sistemático de las entregas de proveedores, contactando si fuera necesario directamente con los mismos.
  • Conocer en temporal, las existencias, entradas, salidas, transferencias, etc.
  • Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

Determinación de los puntos óptimos de pedido.

La cantidad económica del pedido (EOQ) es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse.  Es una de las técnicas más comunes y considera varios costos de inventario (Costos de pedido y de mantenimiento del inventario) y  luego determina  que tamaño de pedido minimiza el costo total del inventario.

 

El modelo considera los siguientes supuestos:

  1. La demanda se conoce con certidumbre y los artículos salen a una tasa constante.
  2. El tiempo de adelanto es cero.
  3. Se utiliza la política de punto de pedido.
  4. El inventario se reabastece cuando llega a cero. No hay inventario de seguridad ni agotados.
  5. El reabastecimiento es instantáneo.
  6. La cantidad a pedir es constante.
  7. Los costos no varían en el tiempo.

BIBLIOGRAFIA

MARTINEZ, Robles.  Control de Inventario con Análisis de la Demanda, para la Empresa “Sport B”. centro de estudios universitarios e investigación científica en Lima. 2005.