Intercambio electrónico de datos–EDI (I)

Según AMECE (Miembro de GS1) en su manual dice que :”El intercambio electrónico de datos (EDI) surge por la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa, desde la alineación de datos, orden de compra y envío de mercancías, hasta la factura y el pago de la misma directamente a sus sistemas administrativos con intervención mínima o nula del ser humano; de esta forma, las empresas disminuyen costos y tiempos haciendo más productivas sus transacciones comerciales”.

Cosechado, vista, manos, mecanografía, computadora

Además de las ventajas que suponga para la empresa la forma de trabajar con la ayuda de esta tecnología, en muchas ocasiones viene “impuesta” por los propios proveedores/clientes de la cadena de abastecimiento; es el mercado, por tanto, el que terminará imponiendo la implantación del sistema EDI en la empresa, ya que puede llegar un momento en el que no tener implantada esta forma de comunicación suponga una dificultad para operar con un determinado proveedor y/o cliente. Adicionalmente el EDI permite el desarrollo de buenas practicas logísticas como el VMI (vendor managed inventory), CPFR (Collaborating planing forecasting replenishment), las entregas certificadas entre otros.

Entre sus ventajas se tienen:

  1. Aumento de las actividades que generan valor en la empresa, ya que disminuirá sensiblemente las necesidades de personal para tareas de introducción de datos o de gestión de documentos.
  2. Aumento en la disponibilidad de los datos.
  3. Disminución de los errores por digitación.
  4. Simplificación de los procesos.
  5. Aumento de la velocidad de los procesos logísticos.
  6. Reducción de gastos en los tratamientos de transacciones comerciales como pagos, solicitud de pedidos, procesamiento de ordenes, etc.

La conclusión es evidente, estas ventajas están al alcance de cualquier empresa u organización, cualquiera que sea su tamaño, los requisitos mínimos son un PC y medios de telecomunicación.

Una vista aérea del empresario que toma papel de la impresora en la oficina

¿Como funciona el EDI?

Aunque el concepto de EDI sea sencillo, su práctica es compleja. Existen estándares de los mensajes, pero solo representan un punto de partida que requiere de la intervención humana y del acuerdo de las partes implicadas.

El EDI extrae directamente la información de las aplicaciones y transmite los documentos en formato entendible por ordenador, utilizando líneas de y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento, los sistemas informáticos de la empresa receptora, cargan directa y automáticamente los datos, procesándolos e interpretándolos. El bajo estándar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones enviadas. Por esto, cuando es recibido, puede ser interpretado por la parte receptora simplemente accionándolo.

Explicación del funcionamiento del EDI–Inglés.

La negociación en la logística de abastecimiento

“La negociación resulta una disciplina de suma importancia para poder establecer interacciones y resolver conflictos en forma racional, emocionalmente inteligente y profesionalizada” (Ianca,2001).

Vista de cerca del apretón de manos, dos hombres de negocios en trajes de estrecharme la mano

Dentro del concierto de métodos de resolución de conflictos, la negociación es el más utilizado. Se puede referir a la negociación como una practica diversa diversidad que a través de las cuales las personas y organizaciones, en  forma personal o por un intermediario, intentan obtener sus objetivos a través del intercambio directo con la otra parte, cuya participación y aceptación necesitan. Sin embargo, en la logística de abastecimiento, es una de las habilidades más importantes que se deben de poseer, ya que lo estará haciendo cotidianamente en diferentes contextos. Se conoce que la negociación es de las  practicas menos utilizadas por el empresario quien, por la naturaleza de su trabajo debe estar en permanente contacto con clientes y proveedores.

Características de la negociación

    • Es un proceso Autónomo.
    • Las partes resuelven el conflicto directamente, sin la intervención de un tercero.
    • Es un proceso y posee una estructura.
    • Su finalidad es poner término al conflicto a través de un acuerdo.
    • Vela por mantener y/o mejorar la relación entre las partes.

Adicionalmente en la logística de abastecimiento los profesionales que participan en en negociaciones con proveedores, se basan en habilidades propias, adquiridas por la simple experiencia, sin utilizar métodos o técnicas elaboradas que podrían mejorar substancialmente los resultados que se desean obtener.  Debido a esto se obtienen los resultados que pretenden ganar una de las partes a costa que pierda la otra, lo que resulta peligroso para la competitividad de las empresas que participan en la negociación. Es importante mencionar que a escala internacional, el ambiente cambia,  pues la contraparte esta preparada en el arte de negociar.

Empresario sonriente que da la bienvenida a un nuevo socio en una reunión de grupo con un apretón de manos

Por lo tanto, las dos partes que participan en la negociación no deben verse, ni tratarse como enemigos en un campo de batalla, sino como dos personas que buscan encontrar una posición que beneficie a ambas partes en un gana-gana. Si esto se logra, la negociación será exitosa, las interacciones posteriores serán más agradables para ambos. y se podrá en un futuro generar una alianza estratégica con el proveedor.

Finalmente, en toda negociación ambas partes deben estar preparadas tanto para dar como para recibir. Se debe tomar en cuenta que si una parte cede ante las presiones de la otra, se percibe que ha ganado algo a costa de algo y se puede percibir que se ha perdido. Por lo tanto, uno de los aspectos de mayor importancia en la negociación es su PLANEACIÓN adecuada.