Tercerización en Logística (Outosurcing)

Truck Delivery

Es una modalidad  de la labor logística, a través de la cual se le entrega el manejo de algunas de las labores a un ente independiente del negocio, con el fin de minimizar los costos de operación logística e incrementar la eficiencia y calidad de los procesos involucrados.

Entre sus beneficios se tienen:

  • Incrementa el valor de los servicios logísticos porque el proveedor es un especialista en el servicio y obtiene economías de escala al proveer servicios a varias empresas.
  • Permite a la empresa que terceriza sus servicios, una mayor concentración en producir y comercializar sus productos y centrarse en su especialidad.
  • Permite transformar costos fijos en variables, posibilitando la redistribución de activos hacia áreas que generen mayor valor como por ejemplo, Mercadeo e Investigación y Desarrollo.

Figura 1. Ventajas y desventajas de la tercerización de actividades logísticas.

image

Procesos en el almacenamiento (II)

Continuando con los procesos en el almacenamiento, en la entrega anterior, se mencionó como el proceso de recepción de pedidos y los factores a tener en cuenta; en esta entrega se resaltaran los siguientes dos procesos: movimiento y ubicación y procesamiento de pedidos:

Movimiento y ubicación

Steel City Hobbies visits Team Losi in CA. Awesome facility and awesome company.

Antes de poder almacenar es necesario saber a que localización (Fija o Dinámica) va a ir, esto provoca otra tarea que es la de administración de localizaciones. Cuando el producto es almacenado se registra la localización en donde se almacenó. Esta información será utilizada para que se tenga reabastecimiento y una preparación de pedidos eficiente.

Es importante tener en cuenta:

  • Recorridos más cortos para los productos de alto movimiento del Recibo a la Carga, que optimicen los movimientos de los montacargas, especialmente en los eléctricos.
  • Equipo de almacenamiento óptimo por tipo de producto y por tipo de estantería disponible.
  • Tener el producto orientado correctamente para minimizar movimientos de montacargas, así como  también permita la accesibilidad del mismo.
  • Tener todos los productos obsoletos bien clasificados y almacenados en un lugar separado del stock para surtir.
  • Tener un espacio para devoluciones, producto no conforme, materiales peligrosos etc..

 

Procesamiento de pedidos

medium_4324416999

Una vez que la bodega recibe el pedido del cliente, el almacén debe verificar que se tenga el inventario disponible para satisfacer ese pedido. Posteriormente se generan los listados para  el alistamiento de los pedidos o picking, que son la guía para el movimiento de los equipos y de los operarios en la selección del producto dentro de la bodega que será entregado al cliente. Para finalizar se genera la documentación necesaria para el envío y se programa el picking y el envió de mercancía. Es importante resaltar que estas actividades las hace la parte administrativa de la bodega y generalmente se hace vía sistema.

LA GESTION DEL RIESGO EN LA CADENA DE SUMINISTRO

 

Un riesgo es la posibilidad de un efecto no esperado afecte a la organización influyendo negativamente en  sus actividades  o impidiendo que se realicen de acuerdo a lo planeado. Los riesgos en la cadena de suministro corresponden a aquellos que interrumpen o afecten el flujo de producto o el desarrollo de las actividades de sus integrantes.

Los principales riesgos que puede enfrentar una cadena de suministro son los siguientes:

  • Riesgos en operaciones: Justo a tiempo,  poder de negociación, agotados en inventarios, lead time largos ocasionados por lejanía o por problemas en el suministro.
  • Riesgos en inventarios: Variabilidad de la demanda,  lead times del proveedor, capacidad de almacenamiento, capacidad financiera, entre otros.
  • Riesgos en mantenimiento: escasez de los repuestos para las máquinas, problemas en el almacenamiento de los repuestos, reducción de personal, etc.
  • Riesgos en el suministro:  variabilidad de la demanda, permisos de los materiales, tiempos en los procesos de compra, escasez de proveedores, acuerdos comerciales, entre otros.
  • Riesgos en transporte: estado de las vías, paros y bloqueos, cumplimiento de los contratos, normatividad aduanera, piratería terrestre, entre otros.

Para enfrentar esto, la administración de los riesgos es una herramienta de gestión que permite mejorar la gestión de las empresas a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales. Con unos sencillos pasos:

  1. Identificación de los riesgos
  2. Análisis de los riesgos
  3. Valoración de los riesgos
  4. Manejo de riesgos

Es importante mencionar que los riesgos no se pueden eliminar y dependen en gran medida de la incertidumbre. Pero es posible minimizar su impacto mediante planes de contingencia que peritan actuar frente a estos.

Pronósticos en la gestión del abastecimiento

Study Table

El primer paso en la planeación logística son los pronósticos. Estos permiten determinar la cantidad de recursos necesarios para la ejecución de las actividades logísticas y a su vez, satisfacer completamente los requerimientos de los clientes. Los pronósticos permiten determinar la cantidad de producto a elaborar, la cantidad esperada de dinero a obtener por la venta de los mismos, la cantidad de personas a atender, entre otros.

“Un pronóstico de ventas es la estimación o previsión de las ventas de un producto (bien o servicio) durante determinado período futuro. En términos físicos o monetarios”.

Se puede decir entonces que un pronósticos es: “la estimación de un acontecimiento futuro con datos del pasado, que utiliza la prospectiva, en la cual se partiendo de una serie de datos se formula una “proyección” para evaluar la ocurrencia probable de cualquier acontecimiento”.  Por lo tanto, los pronósticos son procesos críticos y continuos que se necesitan para obtener buenos resultados durante la planificación, de la logística y la cadena de suministro.

Writing In An Agenda

Entre sus beneficios se tiene que los pronósticos permiten visibilidad para planificar, para adelantar etapas, como abastecerse de materias primas, para fabricar, para programar los vehículos para la distribución y llenar las góndolas con producto, de acuerdo a las cantidades proyectadas por el pronostico.

Sin embargo los pronósticos pueden fallar. Esto sucede por los diferentes factores que afectan la demanda de un producto. Estos pueden verse afectado por:

  • Variaciones aleatorias
  • Estacionalidad de los productos o servicios.
  • Ciclos económicos
  • Campañas de promoción
  • Productos sustitutos

Así mismo es importante tener en cuenta que los pronósticos a largo plazo son menos precisos con el paso del tiempo y una empresa se ve afectada en la precisión de los mismos. Mientras mas arriba este una empresa en la cadena de suministro, en donde mayor será la distorsión de la información, ocasionada por el efecto látigo.

Bibliografía recomendada

  • HANKE, John. Pronósticos en los negocios. Pearson education. 2006, 552 p.
  • KRAJEWSKI, Administración de operaciones. Pearson education. 8 ed. 2008, 750 p.
  • MORA, Luis Alberto. Pronósticos de demanda e inventarios. Editorial AMG. 2009, 303 p.
  • VIDAL, Carlos Julio. Fundamentos de gestión de inventarios. Universidad del Valle. 2005, 257 p.
  • WILSON, J. Pronósticos en los negocios. Mc Graw Hill. 5 ed. 2007.

Logística de distribución

Debido a la separación geográfica que existe entre proveedores, fabricantes, vendedores y clientes para el traslado de los productos y servicios, desde el punto de producción hasta el lugar de consumo, existe la distribución logística.

“La logística de distribución son los pasos a seguir para mover y almacenar un producto desde la etapa del proveedor hasta el cliente en la cadena de suministro y ocurre entre cada par de etapas”.

CHOPRA, Sunil; MEINDL, Peter. Administración de la cadena de abastecimiento.  4 ed. Pearson Prentice Hall. México, 2008.

Esta actividad logística se encarga de realizar la planificación de las actividades que incluyen el movimiento de un producto desde un proveedor hasta un cliente. Entre sus actividades se incluyen, la ubicación estratégica de centros de distribución (CEDIS), la planeación de las rutas o enrutamiento de los vehículos, la selección de los vehículos que realizaran el transporte. De la misma manera, su objetivo principal es proporcionar nuevos procedimientos  para un eficiente Servicio al Cliente desarrollando esquemas de transporte óptimos.

Es importante mencionar que la asignación de rutas de transporte es una actividad crítica en la logística de distribución, su dificultad radica en la cantidad de cliente a quienes se les entregará el producto, su ubicación dentro de una ciudad, las vías de acceso y si el vehículo debe entregar o sólo recoger los pedidos. Si se realiza esta actividad de forma manual serán un proceso tedioso en donde existirán miles de alternativas para priorizar las entregas a realizar.

Logística Verde (Green Logistics)

Alrededor del mundo los fenómenos climáticos están preocupando a los gobiernos, de manera, que se han promulgado leyes que regulan e incentivan al cuidado del medio ambiente por las personas y las empresas. Así mismo, los consumidores también preocupados por la afectación del ecosistema, están empezando a solicitar productos y servicios que minimicen el impacto ambiental generado por la ejecución y elaboración de los mismos.

La logística tradicional, teniendo en cuenta que sus actividades también generan efectos negativos sobre el ambiente en consumo energético  utilización del agua, del suelo y las emisiones generadas mayormente por el transporte de productos y servicios, se ha transformado para adoptar esta nueva filosofía “verde”.

Es importante resaltar que la logística verde sigue siendo confundida con la logística inversa cuando las dos son diferentes y complementarias. Empecemos definiendo la primera:

“La logística inversa abarca el conjunto de actividades de recogida,  desmontaje y desmembramiento  de productos como sus componentes, así como materiales de diverso tipo y naturaleza con el objeto de maximizar el aprovechamiento de su valor, en sentido amplio  de su uso sostenible, y en ultimo caso, su destrucción”.

Cabeza, Domingo. Logística inversa en la gestión de la cadena de suministro. Marge books. 2012.

Mientras que la logística verde:

Considera aspectos ambientalistas en todas las actividades logísticas tradicionales (Del productor al consumidor). Los temas ambientales que destacan en la logística tradicional son el consumo de recursos naturales no renovables, las emisiones de aire,  la congestión y el uso de carreteras, el ruido y  la eliminación de residuos tanto peligrosos como no peligrosos”.

REYES DE LEÓN, Vicente et al. Una revisión del proceso de logística inversa y su relación con la logística verde. Revista Ingeniería Industrial. Año 1 No 2.  2008. (Texto recomendado).

Por lo tanto la logística verde trata de medir y reducir los impactos ambientales generados en la ejecución de las actividades logísticas como el abastecimiento, el almacenamiento, la distribución, el transporte, etc.  Se puede decir que la logística verde esta más relacionada con la logística tradicional que con la inversa.

 

Procesos en el almacenamiento (I)

La Gestión de Almacén se define como: “El Proceso logístico que trata de la recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo. Incluye, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados.”

 

Es decir que, los procesos operativos dentro del mismo en el almacenamiento son los siguientes:

  1. Recepción de pedidos.
  2. Movimiento y ubicación
  3. Procesamiento de pedidos.
  4. Preparación de pedidos (picking).
  5. Transporte y distribución.

Recepción de pedidos

Una vez que el producto llega éste se descarga, se puede escanear o introducir manualmente al sistema para registrar su llegada y para poder conocer que el producto está disponible para surtir al cliente.  En este proceso  el producto es inspeccionado y las excepciones son registradas como daños, producto incorrecto, incompleto, etc. Cuando se recibe el producto es cuando pasa a formar parte del inventario del almacén en el sistema.

Para la recepción de los pedidos se utiliza el muestreo por aceptación que permite la verificación de los condiciones de calidad de los mismos, mediante la revisión de una cantidad pequeña. Esto permitirá disminuir tiempos y evitar la revisión completa de la mercancía a recibir. Otra metodología utilizada son las entregas certificadas que fue mencionada en otro articulo.

 

En la recepción es importante tener en cuenta:

  1. Validar el embarque
  2. Refrendar el estado de la orden de compra
  3. Verificar acuerdos de devolución
  4. Corroborar procedimiento para devoluciones
  5. Informar el recibo

Durante el proceso de recepción pueden ser utilizados  el Papel y lápiz , para el registro de la información, pero pueden traer Errores de legibilidad, el  Teclado que ocasiona errores de transcripción o el Escáner que permite tener un Inventario en tiempo real. Los documentos más comúnmente utilizados pueden ser:

En Papel:

  • Orden de recepción
  • Factura sellada

En formato Electrónico:

  • Aviso de recibido
  • Factura electrónica

Entregas Certificadas

Stationary

Son una alianza estratégica a través de la cual proveedor y cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar total confiabilidad en:

  • CALIDAD DEL PRODUCTO
  • MANEJO FISICO
  • INFORMACION QUE SUMINISTRA
  • EXACTITUD EN LOS DOCUMENTOS DE ENTREGA.

Su objetivo principal es eliminar la repetición de verificaciones basándose en la garantía ofrecida por la empresa sobre la seguridad de su proceso y con el compromiso con el cliente en tener las condiciones adecuadas para el correcto flujo de producto e información.  Este esquema de certificación se fundamenta en el concepto de que el proveedor garantiza que el contenido del envío no tiene errores, por lo tanto no es necesario inspeccionar su contenido durante todas las recepciones de mercadería. Entre sus beneficios se pueden mencionar:

  • Desarrollo del personal de Logística.
  • Conocimiento personal de la contraparte.
  • Fomenta relaciones de intercambio cooperativo.
  • Genera confianza y consolida la relación como socios comerciales
  • Desarrollo y fortalecimiento de la relación Logística.
  • Aumenta la satisfacción del cliente.
  • Certificación del transportador

Adicionalmente este proceso permite ofrecer confiabilidad en los procesos agiles y dinámicos dentro de la cadena de abastecimiento para cada actor y así poder ofrecer un mejor producto al cliente.  Es importante que definir las responsabilidades y herramientas a utilizar para garantizar el mejor desempeño de esta actividad.

 

Video sobre entregas certificadas

Fuente: LOGYCA. Manual de entregas certificadas.  35 p.

Administración de las relaciones con los clientes (CRM)

Según la Price waterhousecoopers, en su libro “manual práctico de logística”, dicen que “El servicio al cliente puede ser definido, en un sentido amplio, como la medida de actuación del sistema logístico para proporcionar en tiempo y lugar un producto o servicio”.  Así mismo, puede decirse que el servicio al cliente son aquellas actividades que desempeña una empresa para entregar el producto o servicio en el lugar y tiempo adecuado.

Dada su importancia del servicio al cliente en la logística y en la cadena de abastecimiento es de gran importancia  reforzar las relaciones que tienen los clientes con la empresa para el mejoramiento del nivel de servicio prestado. Para esto, Una de las herramientas más utilizadas para la administración de los clientes es el CRM.

 

 

El CRM permite integrar y cómo gestionar todos los contactos entre la empresa y el cliente de una forma individualizada, con el objetivo de construir relaciones duraderas en el tiempo y de este modo crear valor. El CRM optimiza la habilidad de un negocio para desarrollar relaciones rentables con sus clientes. Puede incluir:

  • Mantener una completa visión del cliente a través de todos los puntos de contacto con la organización (papel, Web, centros de llamado, personal de ventas y tienda).
  • Desarrollar una visión integrada a través de toda la organización (departamentos y bases de datos).
  • Desplegar procesos de negocios enfocados en el cliente (mesón de ayuda, búsqueda, información direccionada y ofertas de productos).

 

Finalmente, es importante resaltar que el  CRM es una ESTRATEGIA DE NEGOCIO, no una solución de software. cuyos principios básicos incluyen:

  • Alinear la organización alrededor de los clientes
  • Compartir información sobre clientes en toda la empresa
  • Extraer información de distintas fuentes de datos con el fin de entender mejor a los clientes y anticipar sus necesidades.

Gestión de inventarios para Pymes

Las PYMES (Empresas pequeñas y medianas), deben ser capaces de enfrentar la competencia del mercado globalizado, lo cual hace indispensable establecer políticas, diseñar estrategias y crear mecanismos que les permitan optimizar su manejo de la cadena logística y a su vez, que posibiliten mejorar su productividad y ser más competitivas. Es así como la gestión y administración del inventario es un tema muy importante que afecta la competitividad de las empresas. En la actualidad y por el entorno cambiante se ofrecen mayor cantidad de artículos al mercado y debido a la innovación permanente estos, generan cambios frecuentes en los productos almacenados, y ocasiona que la cantidad de estos aumente. Como por ejemplo, sucede que quedan productos sobrantes en el inventario que no pueden venderse y no se necesitan e incrementan los costos de almacenamiento, obsolescencia, roturas, etc.

file00073412185

La mayoría de las empresas PYMES cuentan con problemas en la gestión y administración del inventario, como las diferencias entre el inventario físico y contable; al contar el número de existencias disponibles la realidad es que el número final no concuerda con el que se tiene registrado. En la mayoría de los casos, y para ajustar estos problemas, los inventarios contables se ajustan al inventario físico logrando así que los números sean iguales, pero este efecto de corto plazo sólo dura hasta que se realiza el siguiente conteo físico, en donde la situación vuelve a repetirse. Para disminuir la diferencia entre el inventario físico y el contable o registrado, las empresas deben de asegurarse que lo ingresado al sistema contable, es lo que realmente se recibe en cada una de las entregas realizadas por los proveedores. Así también, se recomienda realizar conteos periódicos y revisar los productos almacenados para determinar la causa que lo está originando. Cuando la causa sea detectada, la intensidad de los conteos periódicos puede ser disminuida hasta que se pueda tener confiabilidad en el inventario.

file000674771915

Para evitar el conteo físico, y mantener la competitividad de las empresas en este contexto es necesario encontrar formas, técnicas y herramientas que permiten simplificar la gestión, lograr mayores niveles de eficiencia, reducir los inventarios y aumentar la velocidad de replanificación. En la actualidad las empresas Pymes pueden utilizar alternativas tecnológicas como el código de barras, el RFID y los sistemas WMS, entre otros.