Gestión de inventarios para Pymes

Las PYMES (Empresas pequeñas y medianas), deben ser capaces de enfrentar la competencia del mercado globalizado, lo cual hace indispensable establecer políticas, diseñar estrategias y crear mecanismos que les permitan optimizar su manejo de la cadena logística y a su vez, que posibiliten mejorar su productividad y ser más competitivas. Es así como la gestión y administración del inventario es un tema muy importante que afecta la competitividad de las empresas. En la actualidad y por el entorno cambiante se ofrecen mayor cantidad de artículos al mercado y debido a la innovación permanente estos, generan cambios frecuentes en los productos almacenados, y ocasiona que la cantidad de estos aumente. Como por ejemplo, sucede que quedan productos sobrantes en el inventario que no pueden venderse y no se necesitan e incrementan los costos de almacenamiento, obsolescencia, roturas, etc.

La mayoría de las empresas PYMES cuentan con problemas en la gestión y administración del inventario, como las diferencias entre el inventario físico y contable; al contar el número de existencias disponibles la realidad es que el número final no concuerda con el que se tiene registrado. En la mayoría de los casos, y para ajustar estos problemas, los inventarios contables se ajustan al inventario físico logrando así que los números sean iguales, pero este efecto de corto plazo sólo dura hasta que se realiza el siguiente conteo físico, en donde la situación vuelve a repetirse. Para disminuir la diferencia entre el inventario físico y el contable o registrado, las empresas deben de asegurarse que lo ingresado al sistema contable, es lo que realmente se recibe en cada una de las entregas realizadas por los proveedores. Así también, se recomienda realizar conteos periódicos y revisar los productos almacenados para determinar la causa que lo está originando. Cuando la causa sea detectada, la intensidad de los conteos periódicos puede ser disminuida hasta que se pueda tener confiabilidad en el inventario.

Para evitar el conteo físico, y mantener la competitividad de las empresas en este contexto es necesario encontrar formas, técnicas y herramientas que permiten simplificar la gestión, lograr mayores niveles de eficiencia, reducir los inventarios y aumentar la velocidad de replanificación. En la actualidad las empresas Pymes pueden utilizar alternativas tecnológicas como el código de barras, el RFID y los sistemas WMS, entre otros.

Gestión de inventarios

La gestión de inventarios constituye una de las actividades fundamentales en  la cadena de suministro, debido a que este puede llegar a suponer la mayor inversión de la organización. La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo las necesidades y requerimientos de los clientes, las necesidades de producción con el tiempo de los proveedores de aprovisionar los materiales en el plazo acordado. Su importancia radica en  los costes de su mantenimiento y con el impacto directo que genera en los resultados de la organización.

Las organizaciones mantienen inventarios para:

1. Contrarrestar las fluctuaciones de la demanda
2. Inestabilidad en el suministro efectuado por los proveedores.
3. Protección contra los precios
4. Descuentos por cantidad.
5. Menores costos de pedidos.
6. Menores costos de flete.
7. Disminuir los costos en la elaboración y seguimiento de los pedidos.
8. Atención oportuna de los pedidos.

Debido a lo anterior es de gran importancia la determinación de niveles de inventario en una organización, ya sea en el abastecimiento de los materiales como en la distribución de producto terminado y esta se asocia  a la manera de cómo se realizan los flujos físicos,  los tipos de contratos y los costos aceptados para cumplir con los niveles de servicio prometidos a los clientes. De alguna manera, la determinación del nivel de inventario es un proceso fuertemente retroalimentado.

La gestión de inventarios es la responsable de realizar las labores antes mencionadas, en donde se realiza un trabajo técnico para  establecer, poner en efecto las cantidades optimas  de materiales y producto terminado requeridos para que la organización cumpla con sus objetivos. Según Robles (2005) las funciones de la gestión de inventarios serían:

• Coordinar programas (Venta – Producción – Compras).
• Establecer el nivel de los inventarios de cada material en función del  servicio que se quiera ofrecer y las políticas de la Empresa.
• Conseguir que los procesos de producción y venta mantengan su ciclo con la mayor flexibilidad posible, dentro de los límites de conveniencia económica y rentabilidad, e independiente de los desajustes en el aprovisionamiento o la producción.
• Preparar los planes de aprovisionamiento de acuerdo con la planificación de la producción y ventas.
• Asegurar el lanzamiento sistemático de los pedidos a los proveedores.
• Realizar el seguimiento sistemático de las entregas de proveedores, contactando si fuera necesario directamente con los mismos.
• Conocer en temporal, las existencias, entradas, salidas, transferencias, etc.
• Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

Determinación de los puntos óptimos de pedido.

La cantidad económica del pedido (EOQ) es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse.  Es una de las técnicas más comunes y considera varios costos de inventario (Costos de pedido y de mantenimiento del inventario) y  luego determina  que tamaño de pedido minimiza el costo total del inventario.

 

El modelo considera los siguientes supuestos:

1. La demanda se conoce con certidumbre y los artículos salen a una tasa constante.
2. El tiempo de adelanto es cero.
3. Se utiliza la política de punto de pedido.
4. El inventario se reabastece cuando llega a cero. No hay inventario de seguridad ni agotados.
5. El reabastecimiento es instantáneo.
6. La cantidad a pedir es constante.
7. Los costos no varían en el tiempo.

BIBLIOGRAFIA

MARTINEZ, Robles.  Control de Inventario con Análisis de la Demanda, para la Empresa “Sport B”. centro de estudios universitarios e investigación científica en Lima. 2005.